Таблица эйзенхауэра пример

матрица приоритетов Эйзенхауэра (+ бланк для скачивания)

Это очень простой прием тайм-менеджмента, но со сложным названием. Сегодня мы поговорим о матрице приоритетов Эйзенхауэра. Уверена, что большинство читателей приходили к такому планированию времени и дел интуитивно, хотя, может, и оформляли список дел иначе.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра помогает определить самые важные и срочные дела в течение дня.

Кстати, почему Эйзенхауэра? Это фамилия одного из американских президентов, который, как считается, стал первым ее применять.

Скачайте шаблон матрицы приоритетов Эйзенхауэра здесь: вот готовый бланк – просто распечатайте и пользуйтесь!

Матрица: важное, срочное, неважное, несрочное

Использовать матрицу очень легко: запишите свои дела в нужный квадрат – и выполняйте)).

Уникальность приема в том, что человек учится осознавать, что является самым важным, а что можно вообще отбросить и не делать, ведь иногда важность/неважность дел бывает неочевидна.

Матрица Эйзенхауэра: как делить дела?

1. Срочное и важное (выполняем сразу!)

Наверняка, у вас появилось искушение почти все свои дела вписать в этот квадрат. На самом деле по-настоящему важных и срочных дел у нас немного – большинство может и подождать. Сюда заносим:

• дела, у которых подходит срок сдачи (сдача курсовой, отчета, статьи)
• экстренные походы к врачам (травматолог, стоматолог)
• срочные звонки
• форс-мажорные ситуации (вызов сантехника, если течет труба)

Лучший вариант – если поле матрицы «Срочное и важное» будет почаще пустым, а все дела можно отнести к следующему пункту.

Читайте также: «Правило 20 минут. Лучше мало, чем ничего!»

2. Несрочное и важное (планируем!)

В идеале у человека, знающего тайм-менеджмент, все важные дела записаны тут. В категорию «Срочное» задачи обычно переходят из-за лени, прокрастинации или форс-мажоров в быту или со здоровьем.

Последних избежать бывает трудно, но если регулярно бывать у врачей на профилактическом осмотре, то по крайней мере категорию «срочных дел, связанных со здоровьем», можно будет сократить.

Что касается прокрастинации, то стоит научиться не допускать в своей жизни горящих сроков, и матрица приоритетов Эйзенхауэра здорово в этом помогает (если ей, конечно, следовать).

Кстати, если научиться выполнять запланированное, пока оно еще не горит, можно сильно снизить количество стрессов:  есть возможность качественно и без спешки выполнять каждое дело.

Что относим в эту категорию?

• плановая работа
• анализ и оценка рабочих моментов
• спортивные занятия
• приготовление пищи
• ремонт одежды, стирка
• уборка

Почитайте о том, зачем есть лягушку и о других необычных приемах для управления временем

3. Срочное и неважное (делегируем!)

Эти дела, как правило, никак не приближают нас к цели, а лишь тормозят рабочий процесс и отвлекают. К ним можно отнести:

• навязанные и не важные лично вам встречи
• празднование дней рождений неблизких знакомых или поздравление их по телефону
• уборка или готовка к незапланированному приходу гостей
• внезапно появившиеся бытовые проблемы: сломалась микроволновка, перегорела лампочка, разбилось большое зеркало. Эти неприятности огорчают и раздражают, но мир не рухнет, если вы не уделите им внимания сиюминутно.

Есть большая опасность – многие относят эти дела в категорию  «Срочное и важное», поэтому старайтесь хорошо анализировать каждое дело, а затем заносите в нужную категорию матрицы Эйзенхауэра: возможно, дело окажется не столь важным, как вы думали.

Ну а поскольку дела из этого поля часто не приближают нас к цели, а только отвлекают, постарайтесь их минимизировать: некоторые можно просто не делать, а другие перепоручить: к примеру, заказать торт вместо того, чтобы печь его самой.

4. Несрочное и неважное (думаем: а нужно ли это?)

Такие дела мы обычно и не записываем: к примеру, время на соц.сети или телевизор, компьютерные игры, серфинг по сайтам без цели.

Узнайте о методиках для женского тайм-менеджмента

Куда отнести отдых?

Профессионалы в использовании матрицы приоритетов Эйзенхауэра советуют планировать даже отдых.

К примеру, такой пункт как получасовая прогулка вполне можно отнести к «Важным и срочным» делам – с указанием времени.

Если подразумевается поездка на отдых на несколько дней, то заносим это дело в категорию «Важное и несрочное».

Научившись планировать качественный отдых, меньше будет желания урвать час на неполезный и нерасслабляющий.

Читайте также: как научиться рано вставать?

Мои выводы после использования матрицы Эйзенхауэра:

1. Срочных дел действительно немного! А бывали дни, когда их просто не было. Раньше все свои планы я считала срочными и важными, а потому мучила себя тем, что не выполняю их быстро.
2. Теперь я стараюсь не допускать горящих сроков – мои планы в основном остаются в категории «важных и несрочных», а не переходят в «срочные». Матрица помогла отказаться от привычки делать всё в последнюю минуту.
3. Задумалась вот над чем: если некоторые дела нет нужды заносить в список дел (типа посидеть вконтакте), то может и делать их можно пореже? Например, я начала контролировать своего «пожирателя» времени — время в соц.сетях.

P.S. Как провести расхламление и разобрать домашние завалы? Как легко расставаться с ненужными вещами? Как навести порядок, который сохраняется, а не исчезает через день?

Ответы — в бесплатном гиде 18 правил для расхламления и порядка. Получите его в подарок! — ВКонтакте или на свою электронную почту.

Как получить?

Матрица Эйзенхауэра: инструкция по применению | GeekBrains

https://gbcdn.mrgcdn.ru/uploads/post/2737/og_image/7799018bc6154bdc9b94a0ebdb4dafe5.png

«Тем ли я занят?» — такой вопрос время от времени возникает в голове у каждого. В ту ли корзину я складываю свои мысли и энергию? Верны ли мои способы достижения целей? Оптимальна ли операционка? Ответы на эти вопросы даёт простой, но эффективный метод расстановки приоритетов, — Матрица Эйзенхауэра. Об этой технике приоритезации пойдёт речь в посте.

1. Кто придумал матрицу и зачем она нужна
2. Как работать с матрицей
3. Квадрат А
4. Квадрат B
5. Квадрат C
6. Квадрат D

Генерал, а затем и президент США Дуайт Эйзенхауэр разработал для себя систему, которая помогала ему приоритизировать дела государственной важности. Стивен Кови, автор семи навыков, обратил на неё внимание и популяризировал в своей книге.

Цель матрицы заключается в том, чтобы разделить дела на более и менее важные. Так получается четыре квадрата, для каждого из которых разработаны рекомендации по планированию.

Матрица Эйзенхауэра

Алгоритм приоритезации прост: нужно определить, к какому из четырёх квадратов отнести дело, и поставить его в расписание в соответствии с этим. Чтобы быстрее разобраться, пост иллюстрирован фрагментами фильма «В погоне за счастьем». Его главный герой в ситуации острого цейтнота сталкивается с каждым из типов дел. 

Квадрат А

Наиболее срочные и важные дела.

К первому квадрату относятся: 

• форс-мажоры, 
• запланированные на это время дела, 
• а также те задачи, которые оптимально решить в заданное время.

Если у вас в бизнес-центре отключили электричество, то все остальные дела отходят на второй план, — вы восстанавливаете связь и файлы. На форс-мажоры следует закладывать время в среднесрочный период. По примеру заложенных в цену потерь супермаркета.

Дела, поставленные в график, такие как встречи, конференции и прочее следует выполнять согласно календарю. Иногда их можно передвинуть при появлении более срочных и важных дел.

Моя сестра считает время с 5:30 до 7:00 утра наилучшим, так как с собакой ещё можно не гулять, все спят, пространство принадлежит только ей. Несмотря на то, что впереди весь день, важно и срочно сделать наиболее сложное дело в этот период. Потом возможности в покое заняться чем-то творческим или требующим полного погружения не представится. Конечно, работа ранним утром требует саморегуляции, о которой я писал в посте об эмоциональном интеллекте.

Безусловно, в контексте дедлайна, все задачи к нему относящиеся, так же ставятся в квадрат А. Но не следует забывать и о возможностях. Например, прямо сейчас вы успеете переговорить с начальником, он как раз освободился и не занят, — важно и срочно, квадрат А! Так герой фильма успевал ловить мгновение и строить связи по ходу решения своих задач.

Кадр из фильма «В погоне за счастьем»

А теперь попрактикуемся. Если заполнить матрицу из задач в примерах, то получится примерно так:

Квадрат B

Менее срочные, наиболее важные дела.

Со срочностью всё более-менее понятно. Большой вопрос однако, — ваши критерии для определения важности. Задумайтесь о них, возможно, это потенциальная финансовая выгода или жизненная гармония. Но для дальнейшей работы над матрицей такие критерии нужно понимать. Это ваше видение.

В современном мире, как декларирует Стивен Кови, необходимо быть проактивным, то есть действовать на опережение. Для этого требуется как можно быстрее справиться с делами квадрата A для поддержания на плаву, и устремиться к развитию — делам из квадрата B. Поэтому герой фильма несмотря на цейтнот, успевал готовиться к экзамену, изучать устройство медицинского оборудования и даже учиться собирать кубик Рубика.

Кадр из фильма «В погоне за счастьем»

Быть успешным в XXI веке — значит постоянно развивать человеческий капитал:  связи, образование, исследования, прогоны, новые идеи, развитие, улучшение условий жизни. То есть делать то, что вам стратегически важно.

Ко второму квадрату приоритетов также необходимо отнести собственно планирование, восстановление сил и улучшение условий своей жизни. Чем больше вы находитесь в квадрате B, тем более быстры и точны на своём пути. Хороший пример квадрата B, — найти хорошего наставника или ментора.

Бэклог второго квадрата необходимо постоянно наращивать, изучая посты профессионалов на фейсбуке, читая новые книги, посещая конференции и форумы. Быть проактивным означает ещё и действовать в зоне влияния, то есть только там, где вы можете получить ощутимый эффект. Возможно, для вас это просто изучать истории успеха, похожие на желаемую.

Вернёмся к нашей матрице и заполним квадрат B задачами, которые стратегически важны для вашего развития, например:

Квадрат C

Срочные и менее важные дела.

Такие дела, как проверка документов и контактов, подготовительная работа и всё то, что могут за вас сделать другие, стоит делегировать. Это примеры из третьего квадрата матрицы Эйзенхауэра. Также в это поле попадают все отвлекающие факторы, о борьбе с которыми я писал в посте о прокрастинации.

Иногда стоит умело избежать помощи или отложить её, перенести встречу для обсуждения второстепенных вопросов или спросить супервайзера о его приоритетах и согласен ли он своей просьбой снизить приоритет того, чем вы занимаетесь прямо сейчас. Избежать ненужных конфликтов в таких ситуациях поможет мой пост о конфликтологии.

Любопытный пример из кинофильма: герой не вешал трубку и не пил воду из кулера, чтобы быстрее успеть обзвонить клиентскую базу и завершить рабочий день за шесть часов вместо восьми. 

Кадр из фильма «В погоне за счастьем»

Относясь ко времени как к ресурсу, нужно задумываться не только о том, во что выгодно вложить время (квадраты А и B), но и об оптимизации. Задумайтесь о том, что поглощает ваше время, на чём можно сэкономить.

В нашей матрице оказались такие задачки: покупка нового чехла на телефон, поздравление секретаря и оформление презентации. Часть из них можно смело делегировать или убрать из своего ToDo-листа — например, поздравление:

Квадрат D

Менее срочные и менее важные дела.

Вопрос: находит ли гуру приоритезации время для соцсетей, забавных роликов и приятных мелочей? – Да. Стивен Кови сравнивает такие пустяки с маленькими камнями и песчинками, которые заполняют сосуд времени нашей жизни до полного объема. 

Кадр из фильма «В погоне за счастьем»

Но! Только если сперва сложить первые большие камни из других квадратов матрицы Эйзенхауэра. Если же всегда сперва заполнять день не срочными и не важными делами, то для главного — места не останется. А сразу необходимо делать главное!

Из маленьких приятных моментов и состоит наша жизнь. Главное, держать курс на свою цель, по пути и в перерывах успевая ею насладиться. Помните, даже отдых должен быть эффективным, если он подпитывает ваше движение к целям.

Так, в квадрате D могут оказаться такие задачки:

Подробнее о soft skills и других темах можно узнать на моём YouTube-канале. В следующий раз расскажу о техниках мотивации.

Хотите вывести управленческие скилы на новый уровень, сделав их важной частью своей работы? Тогда приглашаем вас на факультет проджект-менеджмента GeekBrains, где преподаёт автор этой статьи.

Что такое матрица Эйзенхауэра и как ее применять в тайм-менеджменте

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели.
• Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни.
• Вопросы здоровья.

Если вы — монстр эффективности, то этот квадрант будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но вы не монстр эффективности (как и мы), поэтому такое вряд ли случится. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач — беда.

Паниковать, впрочем, не стоит. Чтобы этот квадрант пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.

• Основная деятельность.

Здесь живут задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Кто хорошо работает с этим квадрантом — того и ждет успех в достижении целей. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. Нет никаких препятствий, чтобы выполнить их максимально эффективно. Только не затягивайте — задачи из этого квадранта могут перейти в сектор&nbspА. 

• Отвлекающие факторы.

Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают.

Коварный квадрант — есть риск спутать дела из этого сектора с делами квадранта А и получить неразбериху в приоритетах.

Парадоксальный квадрант, потому что тут живут дела:

• не несущие никакой пользы;
• наши любимые.

Прислушайтесь. Тут звучит наша любимая музыка, ждет удобное кресло и практически не требуется участие мозга.

Социальные сети, разговоры по телефону и в мессенджерах, серфинг по сети, компьютерные игры — мы постарались убедить себя, что «это тоже для работы» или «надо же и отдыхать иногда».

Матрица Эйзенхауэра- Планёрка

Давно у нас не было статей по теории тайм-менеджмента. Исправляемся. Сегодня говорим о классической фишке тайм-менеджмента – матрице Эйзенхауэра. Эйзенхауэр Дуайт Дэвид – 34-й президент США, военачальник, генерал армии. Он говорил: «Мы добьемся мира, даже если для этого нам придется воевать».

К сожалению, он не изображён на долларовых купюрах, поэтому если вы слышите эту фамилию впервые, ищите что-то среднее между Эйнштейном и Шопенгауэром и не ошибётесь. Кстати, проще всего запомнить прозвище Эйзенхауэра, которое он носил с детства – Айк, многие американцы так называли его и в период правления государством.

Но сегодня нам гораздо важнее вникнуть в суть подхода, предлагаемого Эйзенхауэром, нежели копаться в его биографии.

Анализируя организацию своего времени, Эйзенхауэр пришел к выводу, что важные дела редко бывают срочными, в то время как срочные дела редко бывают по-настоящему важными. Он предложил все наши дела, ежедневные рутины, огромные проекты и мелкие поручения поделить на 4 группы. Попробуйте прямо сейчас определить приоритеты ваших дел: возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части и приступим.

Составление матрицы Эйзенхауэра

• A. Верхняя левая часть – дела ВАЖНЫЕ и СРОЧНЫЕ. Можно условно обозначить их «+ +» (плюс-плюс). Эти дела необходимо выполнить безотлагательно. На них мы должны броситься как на амбразуру и сделать во чтобы то ни стало. Затягивание сроков по данной задаче приведёт к серьёзным последствиям (штрафные санкции и т.п.), либо задача просто потеряет актуальность (окончившийся конкурс, проигранный тендер и т.п.)

  Пример: Очень наглядным будет пример из жизни врача. Очень важное и очень срочное дело – его пациент, которому срочно требуется операция. Хочется верить, что он бросит все свои отчёты, побежит на операцию и спасёт человеку жизнь! А какие срочные дела сегодня запланированы у вас? Являются ли они действительно важными? Заполняйте матрицу по ходу чтения статьи, и вы сэкономите время уже сегодня.

• B. Далее следуют дела ВАЖНЫЕ, но НЕСРОЧНЫЕ. Расположим их в верхнем правом углу и условно обозначим «+ -» (плюс-минус). Это стратегические планы, ваше развитие. Вы должны уделить этому участку особое внимание, т.к. это работает на ваше будущее и в отличие от важных и срочных дел – это требует зачастую более глубокого анализа и принятия более ответственных решений. Не откладывая в долгий ящик дела со знаком плюс-минус, мы не допустим их перемещения в категорию плюс-плюс, соответственно, авралов в нашей жизни станет меньше. Обязательно нужно ставить конкретные сроки для таких дел. Пишете диссертацию – поставьте себе условие: закончить первую главу к 1 сентября. Это не позволит вам расслабляться.

  Пример: Снова обратимся к нашему врачу. Для него очень важно общаться с зарубежными коллегами, изучать специализированную литературу, знакомиться с новинками медицины, проводить исследования, овладевать новыми методиками и оборудованием для работы. Это не так срочно, как операция, но если это запустить, врач начнёт терять квалификацию и не сможет должным образом оказывать помощь своим пациентам, кроме того упустит возможность карьерного роста. А что насчёт вас? Какие у вас стратегические задачи?

• C. D. В нижней части таблицы располагаются соответственно слева дела НЕВАЖНЫЕ, но СРОЧНЫЕ «- +» (минус-плюс), а справа дела НЕВАЖНЫЕ и НЕСРОЧНЫЕ «- -» (минус-минус). Дела минус-минус вы можете смело перепоручить вашим подчинённым, если у вас нет подчинённых, то, скорее всего, вашей нижней правой частью таблицы овладеют так называемые пожиратели времени: социальные сети, компьютерные игры, телефонные разговоры ни о чем. На эту деятельность необходимо тратить только то количество времени, которое останется после выполнения задач из других категорий. Разве могут быть неважные дела срочными? Еще как могут! Бесконечные телефонные звонки, письма, на которые нужно ответить в срок, совещания, отчёты и т.п.

  Пример: Еще разок заглянем в больницу. Думаю, многие сталкивались с поведением врача, когда мы приходим на приём, а он почти не глядя на нас начинает быстро что-то строчить в карточку и еще куда-то. Огромное количество бумаг, заполняемых вручную, в этом смысле врачам не позавидуешь. Но того требует система, поэтому дела не такие важные, как спасение пациента, но и не выполнить их невозможно. Они съедают драгоценное время. Конечно, по возможности этот труд необходимо автоматизировать, т.к. многие вещи переписываются изо дня в день практически дословно.

P.S. Нам никогда не приходилось работать в больнице. Если мы в чём-то неправы в наших примерах – напишите нам на [email protected] – обещаем всё исправить

Пример матрицы Эйзенхауэра

Надеюсь, вы не забыли заполнить нижнюю часть матрицы Эйзенхауэра и вписать туда ваши личные примеры. Мы тоже заполняли матрицу и вот что получилось у нас (в расчёт принимались только дела, связанные с сайтом Планёрка).

Матрица приоритетов Эйзенхауэра - Результативный руководитель

Что это? Поскольку тридцать четвертый президент Соединенных Штатов  Дуайт Эйзенхауэр, как и любой руководитель, был очень занятым человеком, он разработал свою собственную методику выставления приоритетов в процессе выполнения каких-либо дел. Он создал так называемую матрицу Эйзенхауэра, которая позволяет человеку сконцентрироваться на наиболее важных делах, при этом игнорируя незначительные задачи, которые не несут пользы. Матрица приоритетов Эйзенхауэра представляет собой таблицу, состоящую из четырех квадрантов. При этом любое дело может быть вписано в нее в зависимости от двух параметров: срочность и важность. В квадрант «А» помещаются дела, которые особенно важны и требуют неотложного выполнения. Квадрант «В» включает несрочные задачи, выполнение которых имеет достаточно высокую важность. В квадрант «С» помещаются дела, которые не особо важны для исполнителя, но их необходимо выполнить безотлагательно. Дела, что находятся в последнем квадранте «D», не требуют быстрых действий и их нельзя отнести к важным. Для того чтобы понять всю суть такого инструмента, как матрица Эйзенхауэра, стоит рассмотреть каждый из квадрантов более подробно. В противном случае результативность ее использования будет сведена к нулю. Матрица приоритетов Эйзенхауэра Квадрант А: важные и срочные дела Идеальной можно считать матрицу, в которой этот квадрант пуст, поскольку важность и срочность дела подразумевает ситуацию, близкую к авралу. Само собой разумеется, каждый из нас периодически сталкивается с подобными ситуациями. Тем не менее, работать и развиваться в таких условиях постоянно невозможно. По этой причине имеет смысл не допускать попадание дел из других квадрантов в сектор «А». Практика показывает, что гораздо легче устранять возможные неприятности, нежели бороться с последствиями уже наступивших. К делам, которые следует помещать в квадрант «А», можно отнести следующие: Задачи, невыполнение которых в данную минуту станет причиной появления неприятностей; Дела, имеющие отношение к нашему самочувствию и здоровью; Задачи, не выполнив которые, вы отдалитесь от намеченной заранее цели. В качестве примеров таких дел можно привести такие: Завершение проекта, у которого скоро наступает срок сдачи; Внеплановый визит к доктору; Важный звонок партнеру по бизнесу или клиенту; Необходимый отдых по причине хронической усталости или возникновения синдрома профессионального выгорания; Вызов сантехника для ремонта протекающей трубы. Стоит отметить, что дела из квадранта «А» следует обязательно делегировать в том случае, если они не нуждаются в вашем непосредственном участии. Квадрант В: важные и несрочные дела Стоит обращать особое внимание на запланированные дела из этого сектора. Практика показывает, что целенаправленное и методичное выполнение дел из квадранта «В» демонстрирует хорошую отдачу в будущем. Те, кто уделяет достаточно внимания именно этим делам, имеет гораздо больше шансов добиться успеха. Поскольку задачи в квадранте «В» несрочные, у человека появляется возможность выполнить их максимально качественно. При этом нужно учитывать то, что, если вы вовремя не выполнили определенные задания из этого сектора, есть вероятность, что они перекочуют в квадрант «А».  В качестве примеров дел из сектора «В» можно представить следующие: Разработка плана нового проекта; Анализ имеющихся результатов; Превентивные действия; Развитие сотрудников; Налаживание контактов и отношений; Выявление дополнительных перспектив и разработка альтернативных проектов. Квадрант С: неважные и срочные дела Зачастую выполнение задач из этого сектора лишь отдаляет человека от намеченной цели. В большинстве случаев эти дела мешают полноценно сконцентрироваться на том, что для нас действительно важно. Главной ошибкой многих, кто начинает использовать матрицу Эйзенхауэра, является неправильная классификация дел. Не стоит путать задачи из квадранта «А» с неважными, но срочными делами. К примеру, руководитель дает вам указание, которое не имеет отношения к вашим должностным обязанностям. При этом он требует выполнить поставленную задачу максимально быстро. В данном случае важно не отнести это дело к сектору «А». Эта задача никоим образом не приближает вас к поставленным целям. Стоит постоянно помнить о своих первоначальных задачах. Постарайтесь не рассеивать свое внимание на второстепенные дела. В квадрант «С» могут все шансы попасть следующие дела: Незапланированные срочные встречи; Внезапно возникшие хлопоты в виде гостей, которые требуют вашего внимания; Незапланированная уборка или устранение негативных последствий вашей невнимательности; Любые другие задания, которые отдаляют вас от первоначальной цели. Квадрант D: неважные и несрочные дела Невыполнение задач из этого сектора в большинстве случаев сыграет вам на руку. Тем не менее, они могут быть достаточно легкими и интересными. По этой причине не стоит полностью от них избавляться. Если у вас все же нет возможности вычеркнуть все дела из данного сектора, приступайте к их выполнению в самую последнюю очередь, при этом жестко лимитируя время, которые вы им выделяете. В сектор «D» можно смело относить такие задачи: Поглотители времени; Бесполезные телефонные разговоры; Активность развлекательного характера. В каких ситуациях используется? Когда много дел, и вы не успеваете выполнить все Для чего инструмент? Для расстановки приоритетов Что в результате?  Распределение дел, выделение главных задач, задач для делегирования Пример Практическое задание 1) Воспользуйтесь списком дел из ToDo-list из предыдущего задания (если не можете, то задачами, выделенными в SWOT-анализе). 2) распределите дела по матрице Эйзенхауэра, в каждом квадранте должно быть примерно одинаковое число дел. (бланк есть в  СР или можно скачать внизу странички) 3) оцените сбалансированность матрицы:          посчитайте число задач в верхней части матрицы (важное А+В) и в нижней  (неважное C+D).          Если  (важное А+В) > (неважное C+D) - вы не смогли выделить главное, и часть задач необходимо перенести в раздел неважное.         Если  (важное А+В) < (неважное C+D) - вы сконцентрировались на ограниченном числе задач, и часть задач необходимо перенести в раздел важное.         посчитайте число задач в левой части матрицы (срочное А+C) и в правой  (несрочное B+D).          Если  (срочное А+C) > (несрочное B+D) - вы перегружены срочными делами, и часть задач необходимо перенести по срокам.         Если  (срочное А+C) < (несрочное B+D) - вы можете часть задач перенести в срочные. 4) если есть перекос, исправьте 5) выделите дела для себя (Я) 6) выделите дела, которые можно поручить (П) 7) выделите дела, которые можно отложить (О) Дополнительно Бланк есть для ежедневного использования можно скачать внизу странички Updating... Семенов Михаил, 26 дек. 2016 г., 01:19

Что важно, а что — срочно? / Хабр

Матрица Эйзенхауэра – очень известный метод определения приоритетов. Например, в знаменитой книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» матрице посвящена целая глава.

Матрица – это инструмент расстановки приоритетов задач. Придумал ее, говорят, 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Определять приоритеты с помощью матрицы просто и эффективно.

Насколько он известен, настолько же и не распространен в нашей среде, касалось бы это работы или жизни. Выглядит матрица Эйзенхауэра так:

Любая задача, которую надо сделать, попадает в один из четырех квадрантов матрицы. Выполнять следует в порядке сверху вниз, слева направо. Сначала – срочные и важные, потом – срочные и не важные, дальше не срочные и важные, и, наконец, не срочные и не важные.

Ключевая проблема, с которой сталкиваются люди при работе с матрицей Эйзенхауэра, это классификация задач по срочности и важности. А если точнее, то главная беда – понять, что вообще такое срочность и важность. Так и не разобравшись, люди бросают матрицу, поигравшись день или два. Попробуем разобраться.

К сожалению, или к счастью, однозначных критериев нет. Любой человек может придумать свои правила, но не любой будет этим заниматься. Поэтому поступим так: я расскажу, как я определяю срочность и важность, а вы решите для себя, годится вам такой подход, или нет. Ну и придумаете свои правила.

Начнем со срочности, т.к. она приоритетнее важности.

Какую задачу можно назвать срочной? Не помню, где я слышал этот критерий, но он мне очень понравился своей простотой. Срочная задача – та, которую после окончания срока можно уже не делать. Просто и понятно.

Но применить такой подход в жизни не просто. Вот перестала у клиента работать база – чинить надо срочно или нет? По критерию – нет, т.к. базу нужно поднимать и сейчас, и завтра, и через неделю. Если вы попробуете в кризисной ситуации кому-нибудь объяснять критерий срочности, то ничего хорошего не выйдет.

Поэтому мы возьмем более сглаженный критерий. Срочно – это когда высоки потери от того, что задача не решена. Отвлекитесь и подумайте, насколько срочны задачи, которые мы привыкли считать таковыми?

К сожалению, многие менеджеры склонны называть срочными задачами все подряд. Сожаление вызывает не то, что они не правы, а то, что перестает работать система приоритетов – все задачи выглядят одинаково. Программисту становится сложно выбирать.

В задачах клиентов часто встречается объективная срочность – например, вышеупомянутое падение базы. Или на дворе 19-е число октября, и клиенту надо сдавать НДС, а декларация никак не формируется. Или, не дай Бог, конец марта, и налог на прибыль никак не посчитать. Или счета-фактуры не печатаются, по необъяснимой причине, и возникают простои в отгрузке.

Такие задачи являются срочными, потому что удовлетворяют нашему критерию – есть реальные потери от того, что задача не решается. И не просто есть – не сданный вовремя налог на прибыль грозит нешуточным штрафом.

Важно уметь разделять понятия «срочность» и «срок выполнения». Срок, так или иначе, есть у любой задачи, даже если он не обозначен. Тут я немного забегаю вперед, о сроках будет рассказано в другой раз, но хочу, чтобы вы поняли: наличие срока – это не срочность. Равно как и приближение срока – это не срочность.

Срочность задачи никак не соотносится со сроком ее исполнения. Например, срок выполнения задачи может вообще быть не типа «дата», а «как можно быстрее, блин!». Т.е., формально, срока-то никакого нет. А задача, тем не менее, срочная. Или срок у задачи может быть — завтра, но все понимают, что ее поставил человек, которому решение нафиг не нужно — он по первой же просьбе перенесет срок на любую дату. Или система так устроена, что без указания срока задачу нельзя внести.

Срочность – это отдельный атрибут задачи, характеризующий контекст ее рождения и жизни, а не менеджерские обозначения вроде «срока выполнения» или «включения в план этого дня».

Теперь о важности. Вернемся к классику – Стивену Кови. Он обозначил важными те задачи, которые на будущее. Достаточно простое, хоть и не совсем понятное определение. Попробуем расшифровать.

Есть задачи, от решения которых ничего принципиально не меняется. Вот решили вы ее, клиент заплатил деньги, и не произошло никаких значимых изменений – ни у вас, ни у клиента. Решение этой задачи не вызвало шквала новых задач, не запустился долгоиграющий проект, никого не уволили и не приняли на работу, не решилась какая-нибудь гнетущая проблема бизнеса клиента.

А есть задача клиента, решив которую, вы получаете проект. Есть центральная задача этапа проекта, которая переводит его из тестирования в эксплуатацию. Есть задача на проверку гипотезы в рискованной разработке, после решения которой у вас случается первый релиз, и вы можете, наконец, показать свой продукт пользователям и получить обратную связь. Есть задача, от решения которой зависит репутация команды или всей вашей компании. Есть задача, по которой будут судить о вашем повышении в должности. Есть задача, от которой зависит ваша часовая ставка.

Вот эти задачи – важные. От них что-то зависит. И не просто «что-то», а конкретное, понятное вам и полезное для вас «что-то». Они не только влияют на будущее, но и формируют его.

Вот, например, я создаю этот материал, который впоследствии станет курсом. Пока я не напишу материал, курса не будет. Не будет курса – не будет продаж. Напишу курс – все случится. Написание курса – важная задача. Вместо этого я могу отвлекаться на текущие задачи – сделать что-нибудь для клиентов, или выпустить очередной релиз. Возможно, это срочные задачи, но они не создают будущего. А курс – создает.

Вот это и есть важность задачи. Подспудно ее все понимают, но вот в чем загвоздка – одного понимания недостаточно. Когда мы говорили о выборе задачи, то отмечали: если человек сам решает, за какую задачу взяться, то он руководствуется собственными критериями. А какой человек, в здравом уме, по своей воле возьмется за важную задачу?

Сами понимаете: высокая важность – это высокая ответственность. Что бы мы не думали о людях, или о себе, то ответственности мы стараемся избегать. Поэтому важная задача будет откладываться, а программист займется тем, что ему по душе.

Чтобы важные задачи выполнялись в первую очередь, необходимо скорректировать систему приоритетов и помочь исполнителю с выбором. И вот настал момент, когда мы вносим в нашу систему приоритетов первый алгоритм – будем определять порядок выполнения в зависимости от срочности и важности.

Технически это очень просто. Достаточно добавить к задаче два поля – срочность и важность, и упорядочить по ним очередь. Например, рассчитав приоритет выполнения задачи в виде цифры. Если задача срочная, то добавляем 2 условных единицы, если важная – 1 условную единицу.

Итого, не важная и не срочная задача будет иметь приоритет, равный нулю. Срочная и не важная – 2. Не срочная и важная – 1. Срочная и важная – 3. Теперь упорядочиваем список задач по убыванию рассчитанного приоритета, и получаем результат – правильную последовательность, которая отражает нашу стратегию.

Правила расчета цифр срочности и важности – не жесткие. И, к сожалению, работают только в том случае, если срочность и важность присваиваются задаче вдумчиво, а не просто так, чтобы побыстрее сделали.

Например, часто встречается ситуация, когда задачи от клиентов записывают менеджеры, а исполняют – программисты. Менеджеры, поняв систему приоритетов, начинают лепить срочность и важность всем задачам подряд, особенно когда за менеджером или клиентом не закреплен конкретный программист. Желание менеджера продвинуть свою задачу в начало очереди, в общем-то, понятно, но своим стремлением побыстрее получить как можно больше подписанных актов он сводит на нет все ваши усилия по построению системы приоритетов. И серьезно выбешивает программистов.

Решений у этой проблемы несколько.

Первое, пожестче – не давать менеджеру ставить срочность и важность. Пусть просто записывает задачу. Если есть какие-то дополнительные требования, способные повлиять на приоритет, пусть излагает в описании задачи. На самом деле, вдруг там и правда срочно? Координатор, или тимлид, или ведущий программист в этом случае будет ориентироваться на информацию от менеджера.

Второй вариант, помягче – делать две оценки срочности и важности. Одну – от менеджера, вторую – от того, кто что-то понимает, а итоговый приоритет вычислять по сумме условных единиц. Максимум 3 условных единицы от менеджера, и максимум 3 – от координатора. Система приоритетов станет более многогранной и сбалансированной.

Ну и не стоит забывать простое правило: есть на свете задачи не срочные и не важные. Когда появляются такие регуляторы, как срочность и важность, то рука сама так и тянется ими воспользоваться. Кажется, что чего-то не хватает, когда срочность и важность не указаны.

Отсутствие срочности и важности у задачи – это нормально. Но есть одна проблема – такая задача, теоретически, может не выполниться никогда, если постоянно будут появляться новые, имеющие хотя бы одну условную единицу приоритета. Как такой ситуации избежать, поговорим в другой раз.

Резюме

• Матрица Эйзенхауэра – это простой инструмент определения приоритетов;
• Приоритет регулируется двумя признаками – срочность и важность;
• Срочная задача – та, потери от невыполнения которой высоки;
• Важная задача – та, которая влияет на будущее;
• Срочность приоритетнее важности;
• Бывают задачи не срочные и не важные;
• Приоритеты работают только при осознанном определении срочности и важности.

Понимание матрицы Эйзенхауэра - Dropbox

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Никто не хочет быть непродуктивным, особенно на работе. Но на протяжении дня появляются срочные запросы, и, по мере того как ваш список задач растет, становится все сложнее поддерживать это стремление к продуктивности. Если вы не успеваете выполнять ключевые задачи в срок, или вам сложно придерживаться графика в долгосрочных проектах, эффективная расстановка приоритетов в выполнении задач может вывести вас из отстающих в лидеры. И здесь на сцену выходит матрица Эйзенхауэра.

Понимание матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, также известная под названием «коробка Эйзенхауэра» или «матрица срочных/важных задач» — это простая схема определения приоритетности задач и регулирования рабочей нагрузки. Она названа в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, пятизвездочного генерала и 34-го президента США. Эйзенхауэр известен благодаря своей неимоверной продуктивности, поэтому его подход к постановке целей и управлению временем всесторонне изучался многими людьми, одним из которых был Стивен Кови. В своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» Кови создал на основе идей Эйзенхауэра простой инструмент расстановки приоритетов в выполнении задач: матрицу Эйзенхауэра.

Что же представляет из себя матрица Эйзенхауэра? По сути, это стратегия, которая позволяет вам применить на практике следующую цитату, приписываемую Эйзенхауэру: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». Вам нужно просто оценить свои задачи по критериям срочности и важности.

Как работает коробка Эйзенхауэра?

Компании и частные лица могут использовать матрицу Эйзенхауэра для планирования, делегирования, определения приоритетности и включения задач в график работы на день или на неделю. Распределив задачи в один из четырех квадрантов ниже, вы сможете определить их срочность и решить, как с ними следует поступить:

• Первый квадрант. Срочное и важное (задачи, которые необходимо выполнить немедленно). Это очень важные задачи, которые нужно сделать в первую очередь и как можно скорее. Как правило, это запросы, полученные в последний момент по причине непредвиденных обстоятельств. Обычно такие задачи нужно выполнять немедленно или в тот же день. Сюда можно отнести работу в проекте вместо заболевшего коллеги или реагирование на непредвиденную ситуацию, например сбои в цепи поставок.
• Второй квадрант. Важное, но не срочное (задачи, которые можно запланировать на более поздний срок). Это важные долгосрочные цели или задачи, не имеющие жесткого срока выполнения, поэтому их можно запланировать на более поздний срок. Сюда можно отнести получение профессиональной квалификации или планирование долгосрочных бизнес-целей, например сокращение бюджета.
• Третий квадрант. Срочное, но не важное (задачи, которые можно кому-то делегировать). Эти задачи нужно выполнить немедленно, но они могут быть не настолько важными, чтобы требовать вашего внимания, а значит, их можно делегировать другим участникам рабочей группы. Сюда можно отнести повседневную работу, длительные встречи или телефонные звонки без четкой цели.
• Четвертый квадрант. Несрочное и неважное (задачи, которые можно убрать из плана). Эти задачи только отвлекают вас, поэтому их нужно по возможности избегать. Во многих случаях можно просто игнорировать или отменить такие задачи. Сюда можно отнести общественные мероприятия или излишне длительные перерывы на чай или кофе.

Проще говоря, применение коробки Эйзенхауэра может помочь вам визуализировать ваши задачи с точки зрения важности и срочности. Когда вы начнете рассматривать свой рабочий процесс с такой позиции, вам гораздо проще будет расставить приоритеты для самых важных задач и выполнить их как можно скорее.

Как различить срочность и важность?

Нет универсальной формулы для определения различия между срочностью и важностью при создании матрицы приоритетов, но это очень важно. Чаще всего различие между этими двумя категориями в реальности определить намного труднее, чем при составлении абстрактной коробки Эйзенхауэра. Если вкратце, срочные задачи неизбежны и требуют незамедлительного уделения им внимания, а важные задачи в большей степени требуют планирования и способствуют достижению долгосрочных целей. Например, отвечать на телефонные звонки крупного клиента — это срочная задача, а ознакомиться с последними исследованиями в своей сфере — важная.

Каковы преимущества матрицы Эйзенхауэра?

Одним из основных преимуществ матрицы Эйзенхауэра является простота ее реализации. Не нужно покупать дорогостоящий пакет программного обеспечения и уделять много времени составлению матрицы. В общем, матрица приоритетов позволяет вам оптимизировать управление временем, установив четкие и однозначные приоритеты. Этот инструмент очень полезен для сотрудников, занимающих руководящие должности, или собственников бизнеса, а также фрилансеров, которым нужно совмещать задачи из нескольких различных проектов или работу с несколькими клиентами одновременно.

Каковы недостатки матрицы Эйзенхауэра?

С матрицей приоритетов связаны некоторые недостатки. Особо следует отметить, что зачастую бывает сложно точно определить важность задачи. Это означает, что в конечном итоге вы можете делегировать задачу не тому человеку, что приведет к снижению качества. Более того, важно помнить, что не всегда есть возможность действовать немедленно, когда вы имеете дело с событиями, требующими мгновенной реакции. Это может быть невозможным по причине недостатка знаний, времени, из-за существующих правил и бюрократических процедур или большого количества срочных/важных задач, что снижает эффективность матрицы приоритетов при принятии решений и управлении временем.

Как использовать коробку Эйзенхауэра для управления задачами и рабочей нагрузкой

Матрица срочности и важности задач может стать отличной отправной точкой для управления рабочими процессами и проектами. После того как вы разместите свои задачи по соответствующим квадрантам, можно приступать к настройке процессов управления временем, что поможет вам своевременно реагировать на важные события. Например, вы можете использовать Dropbox для более эффективного управления своим списком заданий. Можно использовать эти инструменты управления заданиями для делегирования срочных неважных задач другим участникам вашей рабочей группы, а также установить сроки сдачи и напоминания для несрочных важных задач, которые можно запланировать на более поздний срок.

Также стоит подумать о внедрении средств автоматизации на рабочем месте. Автоматизация, если она возможна, является отличным способом работы с задачами, которые необходимо выполнить, но не требующими длительного планирования или анализа до начала их выполнения. С помощью средств автоматизации или интеграции в Dropbox вы можете делегировать задачи из квадранта Q3 (срочное, но не важное) таким образом, чтобы это было эффективно с точки зрения времени для вашего бизнеса. Вы можете назначать задачи участникам рабочей группы в Dropbox Paper с указанием сроков выполнения или переносить эти задачи непосредственно в карточки Trello для участников вашей рабочей группы из файлов Dropbox. Инструменты автоматического создания содержимого помогут вам избежать трудоемких, не защищенных от ошибок задач, которые могут создавать проблемы, обеспечив таким образом более продуктивную работу вашей рабочей группы в будущем.

Более того, можно объединить коробку Эйзенхауэра с другими методиками управления временем для достижения лучших результатов. Например, можно использовать метод «Съешь лягушку». В основе этой техники лежит высказывание Марка Твена: «Если с утра первым делом съесть лягушку, остаток дня будет чудесным». В контексте бизнеса это означает, что сначала нужно выполнить самую большую или сложную задачу, а затем перейти к более мелким задачам, приоритетность которых вы можете определить на основании других факторов, например, сроков их выполнения. Также существует метод ABCDE, где вы присваиваете своим задачам буквенное значение в зависимости от их важности, и затем выполняете их в этом порядке.

Заключительные соображения

Коробка Эйзенхауэра — чрезвычайно эффективный инструмент управления временем и задачами. Узнав, как эффективно определять приоритетность задач, вы сможете повысить эффективность своей работы, избежать действий, занимающих много времени, и достичь долгосрочных целей в бизнесе.

Матрица Эйзенхауэра - Как использовать ее на практике и принять хаос?

Матрица Эйзенхауэра, также известная как матрица приоритетов или матрица управления временем, является отличным инструментом для определения приоритетов задач. Как это использовать на практике? Каковы последствия чрезмерного сосредоточения на задачах из определенной области? Что делать, чтобы иметь больше времени для важных дел и принять хаос? Когда начать? Чего остерегаться?

Следующая статья является второй записью для инструмента Матрица Эйзенхауэра.Если вы еще этого не знаете или хотите напомнить себе, что это такое, прочитайте предыдущую статью: Матрица Эйзенхауэра — лучший инструмент расстановки приоритетов.

Здесь вы найдете подробное описание этого инструмента с практическими примерами. Вы узнаете о его достоинствах и недостатках, а также о самых больших ошибках в трактовке этого понятия.

Матрица Эйзенхауэра - для кого и для чего?

Тайм-менеджмент преследует две основные цели. Во-первых, лучше использовать имеющееся время.Во-вторых, уменьшить количество отходов. Используя матрицу Эйзенхауэра в своей деятельности, вы достигнете обеих этих целей, а повысит вашу продуктивность до следующего уровня .

Матрица будет вам полезна, особенно если у вас много дел и вы живете в постоянном "недостаче". Это помогло многим людям освободиться от постоянного напряжения и стресса, возникающего в результате большого количества задач, которые необходимо выполнить. Это поможет вам организовать свои дела и прояснить, что действительно важно для вас.Благодаря ему вы определите, что делать в первую очередь, а от чего можно отказаться.

Чтобы матрица Эйзенхауэра была для вас полезной, вам необходимо четко определить срочность и важность вашей деятельности.

Срочные и важные задачи - контрольные вопросы

Что такое важные задачи и какие срочные дела, я уже описал в предыдущей статье. Короче говоря, важные задачи связаны с достижением ваших целей и тем, что для вас наиболее важно. Срочные задачи, с другой стороны, — это те, с которыми вам нужно справиться быстро, потому что их крайний срок приближается.

Ниже приведены некоторые контрольные вопросы, которые вы можете задать себе всякий раз, когда сомневаетесь, на какой квадрант назначить задачу.

Важные задачи

• Действительно ли это важно для моих ценностей и целей? Приводит ли это к их достижению?
• Что произойдет, если я этого не сделаю? Я что-нибудь потеряю?
• Что произойдет, если я это сделаю? Какие будут положительные результаты?
• Это единственный и лучший способ достичь моих целей?

Срочные дела

• Когда это нужно делать? Каков крайний срок? Сколько времени у меня осталось?
• Сколько времени мне нужно для выполнения этой задачи?
• Это действительно так срочно?
• Что произойдет, если я не сделаю это вовремя или отложу?
• Что я получу, если потрачу время на эту задачу на что-то другое?

Результатом обоих типов случаев является матрица Эйзенхауэра, которую я подробно описал в предыдущей статье.

Четверти матрицы управления временем – последствия и результаты

Трата времени и концентрация на задачах из одной четверти матрицы Эйзенхауэра имеет определенные последствия. Посмотрим, как это выглядит на практике.

Первая четверть - Срочные и важные

Мы все имеем дело с этой четвертью, но некоторые люди даже поглощены ею. Люди, работающие в основном в этом квартале, постоянно заняты тушением пожаров.У них нет времени на отдых и встречи с другими важными для них людьми. Этот квартал - тупик . Чем дольше вы остаетесь в нем, тем больше будет задач и проблем.

Действия из этой четверти матрицы вызывают постоянное чувство напряжения, а их выполнение отягощено большим стрессом. В долгосрочной перспективе они могут вызвать усталость и даже истощение и выгорание. Четверть четыре часто является компенсацией для людей, которые хронически тратят свое время на этот тип задач.Они тратят оставшееся в ней время, чтобы прийти в себя и почувствовать мгновенное облегчение. Таким образом, задачи второй четверти почти не заняты.

Второй квартал - Несрочное и важное

Второй квартал - сердце эффективного самоуправления . Люди, которые сосредотачиваются на важных, но не срочных делах, активны и планируют свое время. Они устраняют неактуальное почти до нуля. Они делают то, что действительно важно, и добиваются наилучших результатов в долгосрочной перспективе.Вы не можете полностью исключить неотложные дела. Однако, сосредоточившись на важных и несрочных делах, вы ограничите их до необходимого минимума.

Люди, проводящие много времени в этом квартале, чувствуют себя довольными и довольны собой. Поскольку они, как правило, расслаблены, у них также улучшаются отношения с другими людьми. Вычеркивание последующих задач из этого списка как выполненных придает вам энергии и пробуждает дополнительную мотивацию к действию. Это также увеличивает Чувство собственной эффективности (клики) .

Третий квартал - Срочно и неважно

Многие люди проводят много времени в этом квартале, думая, что они в первом квартале. Им кажется, что они занимаются важными делами. Между тем, задачи в этой четверти являются наиболее распространенными приоритетами других людей. Задания в этой части матрицы Эйзенхауэра часто воспринимаются как обязанность. Таким образом, мы хотим избежать чувства вины за то, что мы кому-то не помогли, или страха быть отвергнутым.

Последствием пребывания в этом квартале в течение длительного времени обычно является разочарование, чувство напрасной траты времени и отсутствие смысла выполняемых действий.Мы злимся на других за то, что они нам мешают или на себя за то, что берем на себя новые, незначительные темы на свои плечи. В конечном счете, мы жертвуем собой во благо других, но вряд ли кто-то это ценит. Как и в случае с первой четвертью, частые побеги в четвертую четверть — это способ справиться с негативными эмоциями.

Четвертая четверть - не срочно и неважно

Я называю последнюю четверть "убегающей" . Многие люди чаще всего используют его, чтобы отвлечься от более сложных, требовательных и трудоемких задач.Подобные побеги – это всевозможные воры и траты времени, о которых я писал в следующих статьях:

Бегство от ответственности – это еще и т.н. витание в облаках, новые идеи и «суррогатные занятия», которые лишь создают иллюзию продуктивности.

Последствием решения дел этого квартала является накопление срочных дел в первом и третьем кварталах, отсутствие результатов и трата драгоценного времени.

Заботясь о них, вы испытываете мгновенное чувство удовольствия или облегчения во время стресса или усталости.Долгое потворство этим занятиям может привести к тому, что почувствует напрасную трату времени, занижая самооценку . В крайних случаях это может привести к зависимости и депрессии.

Матрица Эйзенхауэра - самая большая ошибка тренеров и блоггеров

Вокруг деятельности Матрицы Эйзенхауэра ходит много мифов и недоразумений. Самая распространенная ошибка, с которой я сталкиваюсь, это жесткое привязывание одного вида действия к данному кварталу:

• Первый квартал (срочное и важное) -> сделай сам, как можно быстрее
• Второй квартал (несрочный и важный) -> план
• Третий квартал (срочный и недействительный) -> Делегат
• Четвертый квартал (несрочный и недействительный) -> Удалить

Однако это неэффективное распределение.Почему?

Потому что вы можете выполнять различные действия практически для любого квадранта матрицы Эйзенхауэра. Конечно, для выбранных матричных кварталов будет больше и меньше типичных занятий. Однако сужение до одного типа вряд ли даст вам внезапно больше времени на все.

Так как же применить матрицу Эйзенхауэра на практике?

Матрица приоритетов — 6 видов деятельности

Прежде чем мы перейдем к каждому квадранту, взгляните, какие действия вы можете выполнять , эффективно управляя временем и задачами .

1. Сделать как можно скорее. Вам придется заняться этими задачами в первую очередь, так как приближается срок их выполнения. Кроме того, эти задачи имеют большое значение для ваших целей и результатов вашей работы или бизнеса, если вы им управляете.
2. План внедрения. Это задачи, для которых нужно в ближайшее время найти и запланировать время в своем календаре. Это не срочные дела. Однако откладывание их на слишком долгое время может сказаться на результатах вашей работы, и не только на ней.
3. Делегат / Аутсорт . Выясните, какие из заданий не требуют от вас личного выполнения и передайте другим. В этих задачах по возможности действуйте систематически. Вместо того, чтобы делегировать задачу один раз, назначьте ответственность или полномочия соответствующим людям. А если вам это выгодно, то и вовсе отдайте на аутсорсинг.
4. Ограничение/Автоматизация. Некоторые задания нельзя полностью исключить. Однако возможно, что вы сможете значительно сократить или автоматизировать некоторые из них.Проверьте, кто из них не проиграет.
5. Отложить на потом. Не все необходимое требует немедленных действий. Проверьте, какие из задач могут подождать и сознательно отложите их. Сделайте то же самое с любыми идеями, которые не ведут к достижению ваших текущих целей. Вы разберетесь с ними, когда освоите самые важные.
6. Исключить/удалить. Это все воры, пожиратели времени и задачи, которые только «притворяются» важными.Если вы не уверены, стоит ли полностью избавиться от задачи, запомните следующее правило:

Матрица Эйзенхауэра - Как ее использовать на практике?

Матрицу Эйзенхауэра можно использовать по-разному. Это зависит только от ваших потребностей и воображения. Ниже приведены два наиболее популярных способа использования матрицы приоритетов.

• Оцените свою продуктивность в обратном порядке .Например, вы можете вести «дневник» своей деятельности в течение недели. Затем назначьте каждому из них соответствующее место в матрице. А затем посчитайте процент данного квартала от общей активности и проверьте, устраивают ли вас такие пропорции.
• Приоритизация на текущую неделю или данный день . Для этого перечислите все свои задачи, которые вам предстоит выполнить. Затем назначьте каждого из них соответствующему квадранту. Благодаря этому вы будете знать, о каких задачах нужно позаботиться в первую очередь, какие можно отложить или вовсе исключить.

Ниже я перечисляю наиболее типичные действия, которые вы можете предпринять в каждом квадранте матрицы управления временем.

Задачи первого квартала

Чтобы справиться с заданиями в этом квартале, вам потребуется навыки антикризисного управления и цейтнота .

Срочные и важные задачи из Матрицы Эйзенхауэра должны быть выполнены как можно быстрее. Многие из этих задач придется выполнять самостоятельно из-за их важности.Однако не бойтесь делегировать их и другим людям. Лично я часто делюсь задачами из этого квартала со своими более опытными коллегами. Благодаря этому можно быстрее разрешить кризис и принять хаос.

Бывает и так, что некоторые задачи я даю "сгореть", чтобы разобраться с делами второй четверти и не допустить дальнейших "пожаров". Некоторые из них потребуют планирования и внедрения системных решений во втором квартале.

Чтобы задачи не появлялись в этом квадранте, следует развивать навыки тайм-менеджмента, лучше организовывать задачи и планировать свое время, а не откладывать важные дела на потом.

Задания второй четверти

Ваша цель - провести в этой четверти как можно больше времени. Обычно вы будете мотивированы следовать им. Не обязательно делать их сразу. Однако нельзя затягивать их выполнение, чтобы они не перескочили на первую четверть.

Поскольку эти задачи не имеют заранее определенного срока, вы должны определить его самостоятельно. Планируйте их вовремя и переходите к их выполнению в нужный момент, чтобы не откладывать их на неопределенное «завтра».

Ошибка многих, кто использует матрицу Эйзенхауэра, заключается в том, что они считают, что должны решать задачи в этом квадранте самостоятельно. Как и в случае с первым кварталом, у меня нет проблем с делегированием некоторых из этих задач более опытным людям. А для важных, но не срочных личных дел, таких как планирование отпуска заранее, вы можете поделиться ими со своим партнером.

Задачи третьего квартала

Чтобы разобраться с заданиями этого квартала, сначала нужно их идентифицировать и отличить от заданий первого квартала.Также важно «излечиться» от роли «спасателя» и научиться напористости и умению говорить НЕТ . Как по отношению к другим, так и по отношению к себе. Таким образом, вы предотвратите возникновение подобных случаев.

Если же у вас их пока накопилось довольно много, вам придется выполнить некоторые из этих заданий и забыть о них. Избавьтесь от других одним сокращением, делегируйте или отдайте на аутсорсинг. Сознательно отложите все остальное. Заблуждение состоит в том, что все эти задачи следует делегировать другим.

Задачи четвертого квартала

Для успешного решения этих задач вам необходимо развить силу воли, самодисциплину и настойчивость . От некоторых из этих вещей вы должны отказаться совсем и максимально ограничить другие. Будут и те, с которыми вам будет трудно расстаться (например, новые идеи, не связанные с текущими проектами). Отложите эти дела на потом, даже если вам никогда не суждено с ними разобраться. Воры и пожиратели времени, скорее вам следует избавиться от одним быстрым разрезом .И если у вас есть сильное желание заглянуть в Facebook, выделите часы и время для этого занятия.

Что касается видов деятельности, от которых трудно отказаться сразу, вы можете начать сокращать их постепенно. Пошаговый метод обязательно поможет вам выработать новые привычки.

Матрица Эйзенхауэра - Как справиться с хаосом? - упражнение

Время для практики. Ниже представлена ​​диаграмма, которую я использую для расстановки приоритетов с помощью инструмента «Матрица Эйзенхауэра».Я призываю вас распечатать его и использовать каждый день . Это хорошее упражнение, чтобы выработать привычку эффективно расставлять приоритеты.

1. Составьте список всего, что вам нужно сделать

В конце предыдущей статьи я попросил вас записать все, что вам нужно сделать. Каждую последующую неделю я начинаю с составления такого списка. Конечно, я не создаю его каждый раз с нуля, а дополняю новыми вещами.Это первый шаг к успешному планированию недели.

2. Определите срочность и важность всех задач

Определите, какие из этих задач относятся к категории срочных и важных. Вы можете использовать для этой цели вопросы, которые я дал вам в первой части статьи. При необходимости можно дополнительно добавить шкалу срочности и важности. Хотя в данном случае я сторонник подхода "ноль-единица".

3. Назначьте задачи каждому квадранту матрицы Эйзенхауэра

Теперь посмотрите на свои задачи и назначьте каждую из них на квадранты матрицы.Будьте честны с собой и помните принцип, что если что-то не является определенным ДА, это определенное НЕТ.

4. Определите, какие действия вы предпримете по каждой из задач в списке

Проанализируйте все задачи и определите, какие из 6 типов действий, упомянутых ранее, вы будете применять к каждой из них. Начните с тех, которые вы вообще уберете, отложите и делегируете другим людям. Только потом решите, с какими лично вы будете иметь дело и что будете с ними делать.Составьте соответствующие списки.

5. Перейти к действию

После выполнения следующих шагов важно приступить к работе. Сделайте первый шаг. Удалите и забудьте о вещах, которые не являются ни срочными, ни важными. Делегируйте задачи, которые вы пометили таким образом. Поговорите со своим партнером, отправьте электронное письмо сотрудникам, познакомьтесь с командой и передайте им. Лучший план не сработает, если вы не сделаете первый шаг и не начнете действовать.

Путь во вторую четверть - с чего начать?

Многие люди иногда спрашивают меня, с чего начать работу с матрицей Эйзенхауэра, чтобы иметь больше времени для важных дел во втором квартале.Нелегко избавиться от срочных и важных дел, накопившихся за долгое время.

Единственное место, где вы можете взять время прямо сейчас, это третья и четвертая четверти . В случае с ворами и пожирателями времени вам просто нужно избавиться от них. Если соблазн посетить социальные сети слишком велик, установите соответствующие приложения и заблокируйте их на определенный период времени. Вы найдете такие приложения, среди прочего в моей электронной книге, которую вы получите бесплатно после подписки на мою рассылку:

Если у вас много дел от других людей в 3 квартале, поговорите с ними честно и договоритесь о том, от чего вы можете отказаться.Я знаю по опыту, что когда вы искренне выразите свое намерение и попросите о понимании, вы сможете убрать из этого квартала многое.

"Чтобы уметь говорить "да" важным, приоритетным делам второго квартала, вы должны научиться говорить "нет" другим действиям, какими бы срочными они ни казались." Стивен Кови.

Как только вы это сделаете, используйте это время, чтобы разобраться со второй четвертью и довести ее до конца. Благодаря этому первый квартал начнет сокращаться сам по себе. Вы начнете предотвращать пожары, а не тушить их.

Матрица Эйзенхауэра - на что следует обратить внимание?

Матрица Эйзенхауэра очень полезна в тайм-менеджменте и имеет много преимуществ. Однако вы должны остерегаться нескольких ловушек, в которые попадают молодые адепты этого инструмента.

Неспособность охватить все случаи

Некоторые люди не могут эффективно достичь своих целей, потому что они не уделяют особого внимания составлению списка дел, с которыми нужно иметь дело.Если вы не сделаете это тщательно и не поставите все в свою систему, вы столкнетесь с непредвиденными пожарами, с которыми вам придется иметь дело. Таким образом, даже самый лучший план может рассыпаться на куски.

Неправильное распределение наблюдений

Многие люди испытывают трудности с распределением наблюдений по правильному квадранту матрицы Эйзенхауэра. У нас часто складывается впечатление, что все срочно и важно. Результат — переполнение первых двух кварталов, а остальные почти пустые.Если вы видите такую ​​тенденцию, перепроверьте все задачи. Обратитесь к своим целям и просейте их через вопросы о срочных и важных делах.

Неточная оценка времени

Мои наблюдения показывают, что люди склонны переоценивать время, затрачиваемое на выполнение отдельных задач. В данном случае мы скорее оптимисты. Это может быть из-за наших амбиций или просто из-за нашей неопытности в решении данной темы.Поэтому не переусердствуйте с количеством дел во втором квартале за данную неделю. Не забывайте находить время для незапланированных событий и обстоятельств.

Боязнь делегирования задач

В эту ловушку чаще всего попадают перфекционисты, имеющие запредельные ожидания от эффекта. Они считают, что никто не сделает задачу лучше или быстрее, чем они сами. Я не одобряю посредственность, но большинство задач не требуют идеального выполнения и их легко можно отдать другим.

Матрица Эйзенхауэра и расстановка приоритетов - что дальше?

Вы можете найти более практичные методы управления временем в моей флагманской статье из этой категории: Управление временем и задачами - 40 методов, приемов, правил и приемов.

Это сборник лучших и проверенных методов повышения производительности. Я разрабатываю многие из них в отдельных статьях. Сохраните эту статью в избранном для дальнейшего использования.

Одним из уже разработанных мною методов является принцип Парето, также известный как принцип 80/20. Это позволяет нам взглянуть на наши цели и приоритеты с более широкой точки зрения. Это может быть первым шагом в их назначении. Статью можно найти здесь: Принцип Парето 80/20 на практике, или как добиться большего меньшими средствами?

А если вы хотите, чтобы все было на подносе, вы можете принять участие в моем тренинге «Управление временем и задачами» «Управление временем 3.0 ". Матрица Эйзенхауэра и принцип Парето также являются ее частью.

Вы также можете присоединиться к группе Личное развитие и тайм-менеджмент на практике на Facebook. В нем я делюсь своими дополнительными вдохновениями в области личного развития и тайм-менеджмента . Там же вы можете задать свои вопросы по этим темам.

А пока желаю вам продуктивного Нового Года и…

ПУСТЬ СИЛА С ВАМИ!

Мариуш Томашевски - Тренер по продуктивности и тайм-менеджменту

P.С. Вам понравилась статья? Поделитесь им в своих социальных сетях, чтобы другие тоже могли извлечь пользу. 😉

Матрица Эйзенхауэра – определение, применение, преимущества

• Матрица Эйзенхауэра используется для определения приоритетности задач во времени. Применение на практике позволяет лучше использовать имеющееся время и ограничить его растрату
• Матрица Эйзенхауэра состоит из двух строк и такого же количества столбцов. Это означает, что он состоит из четырех квадрантов – I, II, III, IV. Каждому полю присваивается разное значение с точки зрения важности и срочности задачи
• У некоторых людей могут возникнуть проблемы с правильным распределением задач по кварталам.Чтобы сделать это правильно, достаточно знать разницу между срочными и важными делами

Матрица Эйзенхауэра используется для оценки собственных действий с точки зрения эффективности и продуктивности. Это позволяет правильно планировать задачи с точки зрения их важности или срочности. Его также можно использовать для определения приоритетов команды сотрудников или для более крупных профессиональных проектов. Кроме того, он позволяет принимать правильные, верные решения в связи с вашей деятельностью.

Остальная часть статьи доступна под видео.

Матрица Эйзенхауэра — как она устроена?

Матрица Эйзенхауэра состоит из двух строк и такого же количества столбцов. Это означает, что он состоит из четырех квадрантов - I, II, III, IV. Важность и срочность задач указаны отдельно, но они определяют, а также позволяют различать отдельные элементы матрицы. Таким образом, матрица образует квадрат. Чтобы понять структуру, нужно знать ее отдельные элементы.

• Взгляните: Возняк: контракты с норвежцами на закупку газа почти завершены.«Мне было противно разочарование»

Первая четверть – «важное, срочное»

Первый квартал называется " Важный и Срочный ". Сюда стоит записывать задачи особой важности и высокой стратегической важности, т.е. задачи, требующие немедленного выполнения. В контексте работы такое положение дел чаще всего означает, что приближается крайний срок завершения проекта, поэтому работа должна быть завершена как можно скорее. Невыполнение задания обычно влечет за собой особо тяжелые последствия или — реже — добавление себе лишних вещей.

Читайте также в BUSINESS INSIDER

В этом разделе рассматриваются все срочные вопросы, м.б.в поломки, болезни, непредвиденные и сложные события, кризисы, чрезвычайные ситуации. Они также являются последствиями пренебрежения, например, в результате откладывания задач, которые должны быть выполнены во второй четверти. Очень часто они также включают дела, которые были забыты или являются результатом плохой организации времени. Примеры:

• визит к врачу с родственниками,
• посещения родителей забыты,
• отложен срок оплаты коммунальных услуг,
• подготовить отчет за последний день месяца, выпадающий завтра,
• завершение дела с клиентом, который ждал несколько дней и нетерпелив,
• срочный наем нового работника при отсутствии работы.

II квартал – «не срочно, важно»

Второй квадрант - это дела " несрочные, важные ", т.е. дела чрезвычайной стратегической важности, например, требующие много времени, но с длительным сроком выполнения. Содержит вкл. задачи, связанные с достижением поставленных перед собой целей или осуществлением мечты. Чаще всего в этом разделе представлены проекты, влияющие на качество жизни, удовлетворенность, профессиональную карьеру, саморазвитие или развитие бизнеса.

" Несрочные и важные " - это место для запланированных на будущее дел, таких как забота о здоровье или творческая работа, обслуживающее прежде всего человека, который о них заботится (не обязательно профессионально).Это и восстановительный, продуктивный отдых, важные семейные встречи и реализация новых идей. Это своего рода превентивное действие для предотвращения потерь в будущем. Жизнь от них не зависит, но они могут значительно улучшить ее качество. Это, среди прочего:

• замена моторного масла после пробега определенного количества километров, хотя автомобиль исправен,
• повторный визит к врачу,
• Чтение книги, журнала или решение кроссворда,
• планирование физической активности,
• анализ бюджета с точки зрения повышения эффективности,
• проведение собеседования с кандидатом на должность работника с уведомлением за 3 месяца.

Четверть III - "срочно, неважно"

Третий квадрант — это задачи « срочные и не важные ». Вы можете подумать, что они похожи на первую плитку, но они не важны для человека, который должен заботиться о них. Чаще всего они касаются других людей — их приоритетов или целей.Это своего рода бремя, переложенное на подрядчика друзьями, коллегами или родственниками. Они создают видимость важности, поэтому вокруг них создается путаница, но им редко отдают приоритет.

Этот раздел чаще всего занимает время и «олицетворяет» первую четверть. Выполнение таких задач приносит удовлетворение и обычно намного проще, поэтому человек в первую очередь тянется к ним, а не к важным вещам.Их наслоение, однако, может быть результатом отсутствия напористости и, как следствие, вызывать чувство выгорания, напрасно потраченного времени или непродуктивной продуктивности. Примеры:

• номер телефона для друга, которому нужно поговорить,
• необъявленный и бессмысленный визит родственников или друзей,
• , чтобы подменить коллегу, который хочет быстрее вернуться домой,
• дополнительный проект, по которому не будет оплаты,
• Срочное совещание, которое вы посещаете вместо другого сотрудника, но не участвуете в проекте.

IV квартал - "не срочно, неважно"

Последний, четвертый квадрант - это " несрочные и недействительные " задачи. В этом случае большинство вещей — не более чем пустая трата времени. К ним относятся, в том числе идеи, которые возникают внезапно и не связаны с текущей целью или намерением.Это бегство от ответственности за свое время и запланированные задачи. Здесь упоминаются, среди прочего, бессмысленный просмотр социальных сетей, чтение о жизни знаменитостей, разговоры на работе о личной жизни.

• Чек: Цены на бензин не хотят останавливаться, но... LPG падает. Стоит ли думать о сборке?

Матрица Эйзенхауэра - преимущества и недостатки

Как показывает наш путеводитель, Матрица Эйзенхауэра имеет некоторые недостатки, но их немного и они настолько незначительны, что достоинства затмевают их. У некоторых людей могут возникнуть проблемы с правильным распределением задач по кварталам. Чтобы сделать это правильно, достаточно знать разницу между срочными и важными делами. Первые чаще всего требуют немедленной реакции и действий вне зависимости от ситуации, а вторые важны, но в долгосрочной перспективе. Умение расставлять приоритеты значительно облегчает жизнь и приносит большое удовлетворение.

• Читать: Поляки чаще выбирают более дешевые продукты.Среди клиентов крупной польской сети произошли изменения

Приоритетное управление или неизвестное лицо Дуайта Эйзенхауэра - Worth Szkolić.pl

Дуайт Д. Эйзенхауэр, родившийся в Денисоне в 1890 году, американский военачальник, прославившийся во всем мире как тридцать четвертый президент Соединенных Штатов. Он был известен тем, что поддерживал милитаризацию и... прекрасно распоряжался своим временем.

Он является создателем классической концепции планирования задач, известной как матрица Эйзенхауэра или матрица приоритетов. Это одно из самых простых и удобных решений в тайм-менеджменте.

По внешнему виду матрица Эйзенхауэра напоминает классическую систему координат, в которой оси обозначены как «важность» и «срочность». Он также может иметь форму таблицы с четырьмя полями. Однако важнее всего не внешний вид матрицы, а допущения и применение.

Концепция матрицы приоритетов предполагает разделение задач на важные и срочные, важные и несрочные, недействительные и срочные, недействительные и несрочные. Они занимают свое место в соответствующих квадрантах системы координат или таблицы.Решите, какие из задач, которые необходимо выполнить, являются важными или срочными, а какие необязательно. Следует помнить, что категоризация не является окончательной — задача, ранее не считавшаяся нами срочной, может стать таковой, если, например, изменятся договоренности с клиентом.

Важные и срочные задачи — это задачи, которые необходимо выполнить как можно быстрее. Невыполнение или отсрочка их выполнения приведет к негативным последствиям. Примером такой задачи является, например, решение кризисной ситуации.

Важными, но не срочными задачами являются все виды деятельности, выполнение которых важно для функционирования на работе или в личной жизни. Однако можно отложить или отложить их выполнение, не рискуя дополнительными негативными последствиями. Это такие задачи, как подготовка к отдаленному по времени проекту или изучение языка.

Немедленные, но срочные задачи будут выполняться сразу после важных и срочных задач. Эти мероприятия не важны с точки зрения приоритетов, но имеют очень близкие сроки.К таким задачам относится, например, необходимость оплаты счетов.

Неважные и несрочные задачи — это задачи, которые на самом деле только крадут наше время. Их реализация никоим образом не приближает нас к нашим приоритетам и не имеет сроков. Поэтому эту группу задач лучше всего поставить диагноз, записать и… проигнорировать.

Если у нас в группе важных и срочных задач гораздо больше важных и срочных задач, чем в других, возможно, стоит задуматься о том, правильна ли мы классификация.Возможно, некоторые из этих задач не так важны или их можно разнести по времени?

Точно так же, если у нас есть очень маленькая группа неважных и несрочных дел, вероятно, некоторые задачи из других групп должны принадлежать этой группе. Единственные проблемы с использованием матриц Эйзенхауэра связаны с неправильной классификацией.

Матрица приоритетов — это инструмент управления временем, обычно используемый в бизнесе и не только. Он позволяет рационально планировать свои задачи в соответствии с индивидуально и самостоятельно выбранными приоритетами.

Подписывайтесь на нас и делитесь в социальной сети

— простой и доступный инструмент управления временем

Люди всех возрастов часто жалуются на нехватку времени и избыток обязанностей. Часто — почти каждый день — стоит выбор между удовольствием и неотложными делами. У нас не хватает времени на семью и друзей, а начальник ожидает от нас большей вовлеченности и доступности.

«Изобретатель» этого метода — известный американский президент. Именно он – Дуайт Эйзенхауэр – прославился не только своей мудростью, но и умением прекрасно распоряжаться своим временем. Благодаря этому методу он смог сделать многое из того, что запланировал. Матрица приоритетов Эйзенхауэра также называется полем, системой и квадратами ее имени.В чем суть этой техники?

Это структура, напоминающая систему координат.

В первую очередь нужно сосредоточиться на важных и срочных делах. Кстати, анализ этой системы координат или таблицы за

, особенно со сроками (желательно, чтобы было видно и регулярно вносились поправки и пометки), позволит понять, а чем можно пренебречь. Например, смотреть телевизор или играть в компьютерные игры, болтать по телефону или сидеть в бесконечных чатах и ​​социальных сетях — это «убийца времени».Отдых, конечно, тоже нужен, но если нам удастся выжать максимум из рабочего дня, то можно смело потратить полтора часа на удовольствия и развлечения. Это особенно актуально для фрилансеров, которые сами несут ответственность за распределение своего времени.

Как расставить приоритеты для себя и своей команды?

Вам иногда кажется, что количество ваших задач слишком велико для вас и что каждое последующее важнее предыдущего? Внезапно вы начинаете тратить энергию на то, чтобы выяснить, какие из них следует сделать в первую очередь, а какие могут подождать. Вы становитесь нервным срывом, когда сроки преследуют вас, а команда ожидает, что вы выполните то, что взяли на себя.

Не волнуйтесь, вы не единственный, кто перегружен слишком большим количеством задач и их беспорядком.Чтобы предотвратить подобные ситуации, мы приходим к вам на помощь, описывая несколько приемов, облегчающих расстановку приоритетов. Здесь вы найдете советы и инструменты, с помощью которых вы сможете планировать работу себя и своей команды.

Содержимое

1. Методы приоритизации задач
   1. Создать список задач
   2. Использовать матрицу Эйзенхауэра
   3. Попробуйте метод ABCDE
   4. Проверить МОЩНОСТЬ
   5. Не паникуйте
   6. Измерьте, сколько времени вам потребуется для выполнения задачи
2. Резюме

Методы определения приоритетов задач

Перед вами несколько методов расстановки приоритетов задач, протестируйте их и выберите лучший для вас!

1. Создать список задач

Помните пословицу: у страха большие глаза? Аналогично с задачами... Начать расстановку приоритетов следует с , перечислив все задачи , которые должны быть выполнены.Если это вас больше успокаивает, включите в свой список и то, что вы должны делать в личной жизни. Можно использовать самый простой способ, который представляет собой лист бумаги и ручку, а можно воспользоваться готовыми средствами управления задачами. Выбор за вами.

Когда вы визуализируете все, что нужно сделать, еще раз взгляните на свой список задач и выделите важные задачи , те, которым вы придаете наивысший приоритет, или только те, которые нельзя откладывать.Постоянно проверяйте каждый из них, наблюдая за своим прогрессом. Это не только хороший способ расставить приоритеты задач, но и мотивировать дальнейшие действия.

2. Использовать матрицу Эйзенхауэра

Возможно, несмотря на составление списка дел, вы все равно не сможете правильно расставить приоритеты, особенно в момент, когда все кажется срочным и важным. Здесь вам на помощь приходит матрица Эйзенхауэра — метод приоритизации задач, которым пользовался бывший президент США Дуайт Эйзенхауэр.Его основная цель — оценить задачи с точки зрения важности и срочности, а затем решить, какая задача относится к какому квадранту. На картинке ниже вы можете увидеть, как именно это выглядит.

Первая четверть - это место для важных и срочных задач , т.е. тех, которые нужно выполнить в первую очередь. Без их выполнения невозможно двигаться дальше. Важными задачами являются те, невыполнение которых может иметь негативные последствия, например, невыполнение проекта клиенту в срок приведет к штрафным санкциям, предусмотренным договором.А срочные задачи — это те, на выполнение которых у нас мало времени. Пример - доставка текста к 15 июня, когда сегодня у нас 14.

Второй квадрант важные, но не срочные , то есть те, которые не самые важные, но и о них нельзя забывать. Стоит заранее планировать время для их выполнения и придерживаться этого плана.

Третий квадрант — это 90 039 срочных задач, но не важных . Обычно это задачи, а точнее проблемы, требующие немедленного внимания.Возможно, они блокируют выполнение других задач или мешают работе в долгосрочной перспективе. Однако стоит подумать, можно ли их делегировать кому-то другому.

Последняя четверть - четвертая, это неважных и несрочных задач , то есть все те задачи, невыполнение которых не закончится концом света. Вы можете легко отложить их в сторону на любое свободное время или вообще забыть о них.

Возможно, этот метод может показаться немного сложным, особенно если вы не уверены в своих приоритетах или если вы неопытный работник.Поэтому в начале можно пойти на некоторое упрощение и заменить номера квадрантов соответствующими словами:

• Квартал 1 - Марка
• 2 квартал - Расписание
• 3 квартал - Делегат
• Квартал 4 - Удалить

3. Попробуйте метод ABCDE

Метод ABCDE предназначен для людей, которые не обязательно увлекаются сложными диаграммами и таблицами.Это настолько просто, что занимает всего несколько минут, но также и сложно, потому что мы должны осознавать приоритеты, которые мы устанавливаем, и уметь делать это хорошо. Но что на самом деле представляет собой метод ABCDE? Я познакомлю вас с ним в три простых шага.

1. Первый шаг — заново создать список дел . Перечислите все, что вы должны сделать в определенный день или неделю. Помните, что даже самые маленькие задачи требуют времени, поэтому не забывайте включать их.
2. К каждой из задач добавить букву от А до Е, где А - самые важные задачи, находящиеся на первом месте вашей лестницы приоритетов, а Е - неважные, наименее важные, не требующие вашего внимания . Важно отметить, что вы можете использовать каждую букву несколько раз.
3. Третий шаг — расставить приоритеты задач в созданных вами группах писем. Для каждой задачи в группе B добавьте число, обозначающее ее важность , например, B1, B2, B3.Повторите это для каждой группы, и все готово! Ваш список приоритетов фиксирован.

Метод P.O.W.E.R. не полностью отвечает на вопрос: как расставить приоритеты задач и еще 90 039 как расставить приоритеты предложений и встреч . Вы можете использовать его, когда получаете приглашение на конференцию, деловую встречу, обед или другое профессиональное мероприятие. С помощью пяти простых категорий это позволяет нам решить, стоит ли что-то нашего времени и усилий.Итак, давайте познакомимся с этими критериями.

1. P для Приоритетов - ответьте на вопрос, соответствует ли предложение вашим приоритетам, целям, стратегии или не противоречит вашим ценностям и политике, которую вы применяете.
2. О возможностях - подумайте, что вы можете получить от этого предложения, какие преимущества оно вам дает, даст ли оно вам новые возможности, что вы можете ожидать взамен.
3. W for Who - это один из самых важных вопросов.Подумайте, кто стоит за предложением и благосклонен ли к вам этот человек, не выполняете ли вы чьи-то желания, не действуете ли против себя за кого-то, можно ли доверять этому человеку и как этот человек влияет на вас.
4. E for Ожидания - проанализируйте, каковы ваши ожидания, что будет входить в ваши обязанности, какую ответственность вы должны взять на себя, придется ли вам чем-то жертвовать, вкладываться или меняться.
5. R похож на Real - этот критерий относится непосредственно к вам и вашим чувствам.Какие эмоции вызвало у вас это предложение, честны ли вы с собой, хотите ли вы это сделать или чувствуете, что это оно?

Возможно, вы думаете, что множество вопросов — это превышение формы над содержанием в случае небольшого предложения, но этот метод позволяет взглянуть с другой, часто более широкой точки зрения, часто избегая последствий или профессиональных неудач, возникающих в результате принятия импульсивное решение или просто убедиться в интуиции, которая ведет нас.

5. Не паникуйте

Даже если у вас длинный список дел и вы не знаете, с чего начать, не паникуйте и придерживайтесь своих целей.Немногие из нас знают, как расставлять приоритеты в задачах, потому что расстановка приоритетов никогда не была предметом изучения в школе или колледже. Нам предстоит выяснить, как это сделать самостоятельно или с помощью представленных выше приемов.

Тем не менее, самая важная задача, стоящая перед вами, — сохранять спокойствие и справляться со стрессом . На этом этапе полезно визуализировать все, что нам нужно сделать, например, в виде списка дел. Это позволит хладнокровно взглянуть, понять, сколько задач действительно требует нашего внимания и успокоить толпу мыслей, которая может проявляться в желании выполнить задачи любой ценой и в кратчайшие сроки.

Ваш список задач цикличен, и важные дела регулярно повторяются? Проверьте, сколько времени вы тратите на конкретные дела, и, следовательно, планируйте и расставляйте приоритеты как можно точнее.

Используйте TimeCamp для контроля времени, потраченного на задачи. Это польский тайм-трекер, который четко показывает минуты или часы для конкретного проекта или задачи.Этот тайм-трекер автоматически измеряет время и генерирует подробные отчеты , которые могут показать не только время вашей работы, но и вашей команды. Знания, которые дает вам TimeCamp, позволяют расставлять приоритеты, повышать эффективность и минимизировать потери времени в будущем.

Резюме

Приоритизация задач по-прежнему является сложным навыком, освоение которого требует большого опыта, проб и ошибок, но, безусловно, облегчает планирование работы команды.

Давайте будем честными - каждый из нас хотел бы избежать этого занятия и перейти сразу к задаче... Однако мы надеемся, что с этим кратким списком методов приоритизации задач вы станете экспертом в этой области и нет списка задачи вызовут у вас проблемы.

Попробуйте упомянутые выше методы и убедитесь, насколько это просто!

Бизнес | Кристиан Муларчик

22 января 2011 г. | Модель Business

CZK для характеристики, преимущества и выгоды в основном обсуждается во время обучения продажам. И правильно, ведь это основа аргументации при переговорах с клиентом. Эта модель, однако, также сенсационна в частной жизни.

Но сначала содержательная иллюстрация модели на примере автомобиля:

(подробнее...)

24 сентября 2010 г. | Маркетинг

Недавно я столкнулся с интересным понятием, которое представляет собой привыкание, то есть привыкание.Википедия описывает это как неврологический ответ на многократное повторение одного и того же (нейтрального) стимула без какой-либо соответствующей информации (изменения). В результате все меньше и меньше реакции/ответа на раздражитель.
(подробнее...)

29 июня 2010 г. | Бизнес

90 026

Следующий текст является продолжением предыдущей статьи и показывает практический пример того, как сетевые магазины могут уничтожить более слабых производителей.Внизу также есть таблица с конкретными данными, иллюстрирующими взаимосвязь развития розничных сетей и упадка мелкой торговли. Крайне интересно, ведь данные говорят сами за себя, а сколько раз мы слышали пропаганду о том, что якобы строительство торгового центра на самом деле усилит мелкую торговлю вокруг этого центра?
(подробнее...)

22 июня 2010 г. | Бизнес

Благодаря Томашу Шмиту, тренеру с многолетним опытом работы в командах по продажам, который предоставил мне эту статью, я хотел бы представить вам чрезвычайно интересный текст о том, как крупные розничные сети используют свое положение для эксплуатации производителей.
Эта статья обширна, но ее стоит прочитать.

(подробнее...)

7 ноября 2009 г. | Менеджмент

Дуайт Д. Эйзенхауэр - генерал и президент США однажды сказал следующее:

То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным.

(Важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным.)

Эта концепция имеет множество названий: система Эйзенхауэра, сетка Эйзенхауэра, блоки Эйзенхауэра или квадрат Эйзенхауэра.Независимо от номенклатуры, предполагается, что это поможет расставить приоритеты в наших действиях. Для этого используется приведенная ниже матрица Эйзенхауэра .

Основное правило — различать важные и срочные дела и избегать всего второстепенного.

Отдельные поля называются квадрантами . В них входят наши задачи, отсортированные по критериям срочности и важности. Вы, конечно, можете сами создать такую ​​матрицу и вписать свои задачи в каждый квадрант.Например, оплата счета за электроэнергию может быть срочной, но для нашей жизни это не так уж и важно - поэтому она заканчивается в третьем квартале и т. д.

Толкование кварталов

После того, как матрица заполнена, мы должны интерпретировать наши результаты. Что на самом деле означают отдельные квадранты и смайлики внутри
?

I. Выполнить сейчас или делегировать полномочия
В идеале в этом квадранте не должно быть задач. Однако если они уже есть, значит две возможности:
а) вдруг кризисная ситуация, срочное дело
б) сюда перескочило задание из II квартала

В то время как ситуация а) мы скорее не имеем никакого влияния, ситуация б) означает, что мы были непоследовательны и позволили пренебречь.Вы можете найти объяснение ниже.
Нейтральное выражение лица означает, что несмотря на то, что задача для нас важна, мы чувствуем дискомфорт из-за цейтнота. Комфорт выполнения задачи + некомфортные условия выполнения. Отсюда и смешанные чувства.

II. Установите срок и потратьте на это свое время
Это место, где вы должны проводить больше всего времени. Именно здесь следует регулярно выполнять важные задачи: упражнения, общение, саморазвитие, обучение и т. д.Есть и далекие, важные задачи, например, магистерская диссертация. Было бы хорошо, если бы эта работа была результатом регулярной деятельности, растянутой во времени. Однако если ею пренебречь, эта задача окажется в первой четверти, а там становится опасно и некомфортно (цейтнот!).
Улыбающееся зеленое лицо больше не нужно объяснять. 🙂

III. Делегируйте или расставляйте приоритеты
Вот срочные задачи, которые на самом деле не влияют на нашу жизнь.Оплата счетов, некоторые встречи или телефонные звонки — это события, которые имеют конкретную дату истечения срока действия и должны быть выполнены.
Я часто сталкиваюсь с теориями, что этот квартал нужно делегировать целиком. Однако жизнь есть жизнь, и не всегда есть кому делегировать. Некоторые домашние задания по учебе или школе совершенно не имеют отношения к вашей жизни, но, к сожалению, срочные и должны быть выполнены, потому что это может повлиять на продолжительность вашего пребывания в колледже. 🙂 Если вы назначили встречу со старым другом, было бы странно, если бы вы делегировали, например,брат или мать. 🙂 И так далее.
С другой стороны, оплата интернет-счета может быть заказана банком путем создания постоянного платежа. Аутсорсинг — прекрасный пример такого делегирования задач в профессиональной жизни.
Грустный красный смайлик означает, что эти задачи отнимают у нас время и часто мы выполняем их неохотно, по принуждению.

IV. Минимизируйте или забудьте!
Если мы внимательно посмотрим на действия в этом квадранте, то окажется, что о них можно просто забыть.Чаще всего в него входят все удовольствия (игра в компьютерные игры), траты времени (игры и бессмысленный серфинг в Интернете), иногда не очень важная переписка, на которую мы хотим ответить.
Здесь грустное лицо означает, что в этом квартале мы тратим больше всего времени на бессмысленные занятия.

Что мы собираемся делать?

Наша деятельность должна быть направлена ​​на расширение площади второго квартала. Это показано на диаграмме ниже.

Исключая задачи из третьей и четвертой четвертей и предотвращая их появление в первой четверти, мы делаем свое время более эффективным в той зоне, которая больше всего влияет на нашу жизнь.Это, конечно, будет непросто, но с помощью этого инструмента мы можем буквально смотреть на наш список дел и судить, в каком направлении мы идем. Если квадрант I начинает расти, возможно, это означает, что мы слишком часто откладываем важные дела на последний момент? Расширение четвертой четверти может означать, что мы тратим слишком много времени на расслабление и безделье и недостаточно времени на то, что действительно важно.

Недостатки матрицы

Теоретически использование матрицы Эйзенхауэра кажется отличным инструментом для организации вашей работы.Однако на практике мы можем столкнуться со многими трудностями.
1. Как отличить второй квадрант от четвертого? Должны ли мы классифицировать то, что мы воспринимаем как релаксацию (телевидение, компьютерные игры, работа в Интернете), как обычный отдых и подзарядку батарей (четверть II) или как пожиратель времени (четверть IV)? Вы должны сами себе ответить на этот вопрос.
2. Если мы предварительно фильтруем задачи, не перегружаем ли мы первую и вторую четверти? Это может полностью парализовать нашу систему, потому что оказывается, что у нас больше дел, чем мы изначально думали.Тогда нужно было бы начать заново и проверить, должны ли задачи из 1-й и 2-й четвертей попасть в 3-ю или 4-ю четверть.
3. Является ли устранение четвертой четверти хорошим решением? Это означает, что нам придется отказаться почти от всех занятий, которые нам нравятся. Попробуйте на неделю отказаться от любимых телепередач, игр или других мелочей. Это непросто, и, возможно, лучше свести к минимуму эти действия, чем полностью исключить их.

Электронная матрица

Если вы часто пользуетесь компьютером, то стоит установить любую программу, имитирующую стикеры и создать такую ​​матрицу на экране компьютера. Программа бесплатна в базовой версии, которой достаточно для создания матрицы. Ниже скриншот экрана моего компьютера. Как видите справа я создал четвертый квадрант, в который заносил свои задачи, а слева дополнительная заметка служит блокнотом для записи различных комментариев.Заметки можно легко и быстро скрыть, чтобы они не мешали нашей работе. Вы также можете установить будильник для отдельных кварталов. Например, в заданный день уведомление о задании появится в заданное время. Рекомендую протестировать на себе.

Насколько я вижу, в новой Windows 7 такая программа уже встроена в систему. Я не знаю, как это работает, поэтому вам придется проверить это самостоятельно, если вы используете новую систему. 🙂

Резюме

Матрица Эйзенхауэра — очень полезный базовый инструмент для управления собственным временем.Если мы еще не привыкли записывать свои задачи, стоит хотя бы выработать привычку классифицировать различные виды деятельности «в голове» и избегать четвертой четверти. Я надеюсь, что через мгновение вы создадите свою первую матрицу, и это побудит вас к дальнейшему изучению темы тайм-менеджмента, потому что, как видите, оно того стоит!

SWOT-анализ, хотя изначально он был изобретен для бизнес-решений, является отличным инструментом для коучинга и личного развития. Однако для того, чтобы его использовать, его необходимо правильно подготовить. В этой статье я хочу показать вам, как избежать основных ошибок, которые большинство людей совершают в своем первом SWOT-анализе.

SWOT-анализ – основная информация

Название SWOT является английской аббревиатурой и происходит от слов: сильные стороны, слабые стороны, возможности и угрозы.На польский язык эти слова переводятся как: сильные стороны, слабые стороны, возможности и угрозы.

Сильные и слабые стороны зависят от нас, а возможности и угрозы являются внешними факторами и описывают среду, в которой мы работаем. Мы влияем на первые два фактора, остальные два от нас не зависят. Записываем все четыре фактора в таблицу, разделенную на четыре поля.

SWOT-анализ в личном коучинге

В каких областях работает SWOT-анализ? Везде, где нам нужно определить наши собственные ресурсы.Чаще всего я работаю с людьми, которые хотят улучшить свою профессиональную жизнь – найти или сменить работу, получить повышение или начать свой бизнес. Этот инструмент также полезен при работе над здоровым образом жизни, проблемах с изучением иностранного языка или поиске мотивации для получения диплома и написания диссертации.

При создании SWOT-анализа будьте осторожны, чтобы не совершить три основные ошибки.

Ошибка номер один - неправильная часть таблицы

Самая распространенная ошибка — путать сильные стороны с возможностями, а угрозы со слабостями.Например, если вы живете в воеводском городе, где живет и работает много ваших потенциальных клиентов, это возможность или сила? Шанс, конечно, потому что он не зависит от вас. Однако, если у вас есть возможность связаться с клиентами, живущими в городах, потому что вы знаете их потребности, это сильная сторона, которая зависит от вас.

Ошибка секундная - недостаточно очков

Вторая ошибка заключается в том, что количество сохраненных точек слишком мало. Если вы хотите увидеть эффект от работы с SWOT-анализом, постарайтесь заполнить не менее 8-10 пунктов в каждой части таблицы.Почему не меньше? Поскольку первые пять ответов находятся в вашей голове и не расширяют ваше сознание, все, что выше пяти, раскрывает и развивает. Лучше всего выполнить 15 или даже 20 пунктов, но это непростая задача и я рекомендую разбить ее на несколько дней.

Ошибка номер три - общность

Varsity — это ошибка, которая делает анализ бесполезным. Ниже приведен фрагмент таблицы SWOT-анализа, подготовленный человеком, который хотел начать свое дело, но вписал в таблицу только общие черты, которые ничего не объясняют, не помогают в обнаружении собственных ресурсов.

После расширения - точки были такими, как показано в таблице ниже. Вы можете продолжать работать над такими точными точками.

Что еще стоит знать о SWOT-анализе?

Помните, что определенные характеристики могут быть как сильными, так и слабыми сторонами в зависимости от обстоятельств. Если вы хотите действовать среди людей, расположить их к своему проекту, многословие — это преимущество. Если вы собираетесь преподавать йогу или медитацию, это будет недостатком.То же самое с возможностями и угрозами. Если вы дизайнер интерьеров, ведение бизнеса в большом городе кажется вам возможностью, а жизнь в маленьком городе — угрозой. Но не каждый маленький город будет представлять угрозу — есть города, населенные очень богатыми людьми, тогда такой город становится возможностью.

Образец SWOT-анализа лица, намеревающегося вести здоровый образ жизни

SWOT-анализ в личностном развитии – как с ним дальше работать?

Заполнение SWOT-анализа само по себе ничего не решает, на нем нужно учиться.Лучше всего задавать себе открытые вопросы:

• - Как я могу использовать свои сильные стороны?
• - Как нейтрализовать недостатки, как превратить их в достоинства?
• - Что я узнал из анализа сильных сторон? Как это меняет мой подход к проблеме?
• - Какая сила делает меня уникальным?
• - Какую силу я хочу использовать для решения проблемы в первую очередь?

Конечно, вы можете задать еще больше вопросов, все зависит от потребности найти решения и творчества тренера, с которым вы работаете.

Смотрите также

• 
  Роза домашняя в горшке как ухаживать
• 
  Матрикс окрашивание
• 
  Сколько нужно держать краску на волосах
• 
  Кто сейчас поет в группе фабрика
• 
  Что делать если тебя обидели очень сильно
• 
  Девочка альбинос
• 
  Модные брюки укороченные
• 
  Красная юбка карандаш с черными колготками
• 
  Как избавиться от пятна на одежде
• 
  Нарощенные ногти сбоку
• 
  Легкий салат с баклажанами